ไม่กี่สัปดาห์ก่อนในเช้าวันจันทร์ ฉันเปิดกล่องจดหมายด้วยอาการแน่นท้อง กล่องจดหมายของฉันเมื่อสองสามสัปดาห์ก่อนมีอีเมลประมาณ 20 ฉบับ อย่างไรก็ตาม วันจันทร์นี้มีจำนวนอีเมลเพิ่มขึ้นเป็น 1,061 ฉบับที่เกี่ยวข้อง: Gmail เพิ่งได้รับการแปลงโฉมครั้งใหญ่ นี่คือสิ่งใหม่ภายใน 90 นาที ฉันมีอีเมลถึง 100 ฉบับ แล้วฉันประมวลผลอีเมลจำนวนมากอย่างรวดเร็วได้อย่างไร อ่านต่อ.หากคุณได้อ่านโพสต์อื่นๆ ของ
ฉันกฎ 3 ข้อที่ฉันใช้เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และไม่ล้นหลามคุณอาจคิดว่าฉันมีทั้งหมดแล้ว
ความจริงก็คือชีวิตนั้นยากและสิ่งต่าง ๆ ขึ้นและลง ฉันรู้สึกว่าทิศทางถูกต้อง แต่เราทุกคนตกจากจักรยานที่เป็นที่เลื่องลือ ได้เวลากลับแล้ว นี่คือวิธีที่ฉันทำให้สิ่งต่าง ๆ กลับมาเป็นระเบียบและจัดการกับสิ่งที่ท่วมท้น
มีสี่กลยุทธ์ในการจัดการกล่องจดหมายที่ล้นหลาม:
ดำเนินการทั้งหมด (ใครมีเวลาว่างหลายชั่วโมง?)
เลือกมันอย่างต่อเนื่องและเพิกเฉยต่อส่วนใหญ่ (เช่น ปล่อยให้มันจู้จี้และครอบงำคุณอย่างต่อเนื่องเมื่อเวลาผ่านไป)
ลบทิ้งทั้งหมด (เฮ้ ตัวเลือกนิวเคลียร์บางครั้งก็เป็นตัวเลือกที่ดี)
ประมวลผลในส่วน
วิธีที่ฉันต้องการในการจัดการกล่องจดหมายเข้าคือการประมวลผลเป็นกลุ่ม สิ่งต่อไปนี้คือกลยุทธ์ทั่วไปของฉันในการทำให้กล่องจดหมายที่ควบคุมไม่ได้กลับมาอยู่ภายใต้การควบคุม นอกจากนี้ยังเป็นกลยุทธ์ที่ยอดเยี่ยมในการรักษาความเรียบร้อยในแต่ละวันและสัปดาห์ด้วย
ที่เกี่ยวข้อง: 4 วิธีในการยกเครื่องนิสัยการใช้อีเมลของคุณและใช้เวลาของคุณกลับคืน
เหตุใดฉันจึงประมวลผลอีเมลเป็นกลุ่ม
ความท้าทายของกล่องจดหมายคือใคร ๆ ก็สามารถใส่อะไรลงไปได้ ยิ่งคุณส่งอีเมลมากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งได้รับอีเมลมากขึ้นเท่านั้น มันเป็นการต่อสู้ที่ไม่มีวันสิ้นสุด นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการจัดการกล่องจดหมายของคุณจึงเป็นเรื่องยาก
เพื่อแก้ปัญหานี้ ฉันขอแนะนำให้สร้างกลุ่มหรือส่วนย่อยของอีเมลของคุณเพื่อดำเนินการ ชิ้นส่วนเหล่านี้มีขนาดจำกัดและสามารถไปที่ 0 ได้เร็วกว่ากล่องจดหมายเดียว
การประมวลผลอีเมลเป็นเซกเมนต์ให้ความรู้สึกถึงความสำเร็จเมื่อคุณประมวลผลอีเมล — จำนวนอีเมลจะลดลงเมื่อเทียบกับจำนวนที่เพิ่มขึ้น!
กฎการประมวลผลเป็นชิ้น
กฎพื้นฐานสองข้อที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้งานนี้สำเร็จ
หากอีเมลสามารถดำเนินการได้:
หากสามารถจัดการอีเมลได้ภายในเวลาไม่ถึงสองนาที
ให้ดำเนินการทันที
หากอีเมลนี้ใช้เวลาในการประมวลผลนานกว่าสองนาที ให้เพิ่มลงในรายการสิ่งที่ต้องทำ แอพโปรดของฉันคือ Things แต่ Todoist, Nozbe, Asana หรือตัวจัดการงานอื่นๆ ก็ทำได้
หากอีเมลไม่สามารถดำเนินการได้:
อ่านแล้วลบ.
อ่านและเก็บถาวร
ที่เกี่ยวข้อง: 10 เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลที่จะทำให้คุณตกหลุมรักกล่องจดหมายของคุณอีกครั้ง
วิธีแบ่งส่วนกล่องจดหมายอีเมลของคุณ
กฎด้านล่างใช้กับกล่องจดหมายอีเมลใดก็ได้ แต่จะปรับให้เหมาะกับผู้ที่ใช้ Gmail สำหรับเครื่องมืออีเมลอื่นๆ เช่น Outlook หรือ Yahoo โปรดดูเอกสารช่วยเหลือสำหรับวิธีกรองอีเมลของคุณด้วยวิธีเดียวกัน
ดังนั้น กล่องจดหมายทั้งหมดของฉันตอนนี้คือ 1,061
อีเมลของเมื่อวาน
พิมพ์ “in:inbox newer_than:2d Older_than:1d” ลงในแถบค้นหาของ Gmail เพื่อดูอีเมลทั้งหมดจากเมื่อวาน ฉันค้นพบเทคนิคนี้ครั้งแรกจากโพส ต์ของ Tony Hsieh, Yesterbox นี่เป็นหนึ่งในตัวกรองแบบไปสู่การดูแลกล่องจดหมายของฉัน
Credit : แนะนำ 666slotclub / hob66
